Privacyverklaring

Ocean Uitzendbureau B.V.
Tjalklaan 91, 3028 JJ Rotterdam
Tel.: +31 010 262 4800
E-mail: [email protected]
Website: www.oceanuitzendbureau.com

1. Inleiding

Ocean Uitzendbureau B.V. hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacyverklaring is van toepassing op alle kandidaten, medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers met wie wij samenwerken.

Het doel van deze verklaring is om transparant uit te leggen welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze beschermen en welke rechten u als betrokkene heeft.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Dit kan de volgende categorieën omvatten:

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, BSN (indien wettelijk verplicht).
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres, noodcontactpersoon.
• Opleidings- en werkgegevens: CV, diploma’s, certificaten, werkervaring, referenties en resultaten van eventuele assessments of tests.
• Financiële gegevens: IBAN en betaalinformatie ten behoeve van salarisuitbetaling en vergoedingen.
• Werkgerelateerde gegevens: beschikbaarheid, voorkeuren voor werkzaamheden, contracten, urenregistraties, functioneringsgesprekken.
• Overige gegevens: informatie die u vrijwillig verstrekt in correspondentie, tijdens gesprekken of in formulieren.

Wij verzamelen deze gegevens direct van u of via derden (bijvoorbeeld referenties of openbare bronnen zoals LinkedIn) wanneer dit relevant en rechtmatig is.

3. Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde doelen, waaronder:

• Werving en selectie: om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen en u te matchen met openstaande vacatures.
• Arbeidsbemiddeling en detachering: om arbeidsovereenkomsten af te sluiten en de plaatsing bij opdrachtgevers te faciliteren.
• Loon- en personeelsadministratie: om salaris uit te betalen, belastingen en sociale premies af te dragen en overige HR-processen uit te voeren.
• Wettelijke verplichtingen: zoals identificatieplicht, naleving van arbeidswetgeving, belastingwetgeving en meldingsverplichtingen richting overheidsinstanties.
• Kwaliteitsverbetering: het analyseren van gegevens om onze dienstverlening te verbeteren en beter in te spelen op wensen van kandidaten en opdrachtgevers.
• Communicatie: om u op de hoogte te houden van vacatures, administratieve zaken of wijzigingen in onze dienstverlening.

4. Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt altijd op basis van één van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst of plaatsing bij een opdrachtgever.
• Wettelijke verplichting: zoals de plicht tot het bewaren van loonadministratie of het delen van gegevens met de Belastingdienst.
• Gerechtvaardigd belang: zoals het onderhouden van zakelijke relaties of het verbeteren van onze dienstverlening.
• Toestemming: wanneer u ons expliciet toestemming geeft, bijvoorbeeld om uw gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures.

5. Bewaartermijnen

Wij hanteren bewaartermijnen die in overeenstemming zijn met de wettelijke verplichtingen en de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld:

• Kandidaten: gegevens worden maximaal 1 jaar na beëindiging van het contact bewaard, tenzij u toestemming geeft voor langere termijn.
• Sollicitanten: gegevens worden binnen 4 weken verwijderd indien geen plaatsing volgt, tenzij toestemming wordt verleend voor langere bewaring.
• Medewerkers: loon- en personeelsadministratie wordt minimaal 7 jaar bewaard conform de wettelijke bewaarplicht.
• Opdrachtgevers en leveranciers: zakelijke contactgegevens worden bewaard zolang de samenwerking loopt en maximaal 5 jaar daarna.

6. Delen van gegevens

Uw persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is. Wij delen gegevens met:

• Opdrachtgevers: uitsluitend de informatie die nodig is voor een mogelijke plaatsing.
• Overheidsinstanties: zoals Belastingdienst, UWV of inspecties, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Dienstverleners: zoals salarisadministratiekantoren, IT-dienstverleners en accountants. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om uw gegevens te beschermen.

Uw gegevens worden nooit verkocht aan derden.

7. Beveiliging

Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang en ongeoorloofde wijziging. Dit omvat onder meer:

• Beveiligde servers en versleutelde communicatie.
• Toegangsbeperkingen: alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens.
• Regelmatige audits en controles.
• Training van personeel in gegevensbescherming en vertrouwelijkheid.

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Correctie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: u kunt verzoeken om uw gegevens te verwijderen, mits dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen.
• Beperking van verwerking: u kunt aangeven dat bepaalde gegevens tijdelijk niet gebruikt mogen worden.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen en doorgeven aan een andere organisatie.

U kunt een verzoek indienen via [email protected]. Wij reageren binnen 4 weken.

9. Cookies en website

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om het gebruiksgemak te verbeteren, statistieken te verzamelen en de prestaties van de website te optimaliseren. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de site. Analytische en marketingcookies worden alleen gebruikt indien u daar toestemming voor geeft.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- of regelgeving of onze dienstverlening. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

11. Gegevens van sollicitanten en kandidaten

Gegevens die wij van sollicitanten ontvangen, zoals CV’s, motivatiebrieven en referenties, worden uitsluitend gebruikt voor het selectieproces. Indien u niet wordt aangenomen, worden uw gegevens binnen 4 weken verwijderd, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring.

12. Gegevens van opdrachtgevers en leveranciers

Wij verwerken ook gegevens van zakelijke contactpersonen, zoals naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om onze dienstverlening uit te voeren, overeenkomsten af te sluiten en zakelijke relaties te onderhouden.

13. Internationale doorgifte

Wij verwerken persoonsgegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

14. Toestemming en intrekking

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Dit kan eenvoudig via een e-mail aan [email protected]. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht: verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven rechtmatig.

15. Klachten en toezicht

Indien u vragen of klachten heeft over onze gegevensverwerking, kunt u contact met ons opnemen. Wij nemen klachten serieus en behandelen deze zorgvuldig.

Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende instantie in Nederland, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.